Вкладиш до трудової книжки зразок

Вкладиш до трудової книжки як оформити правильно — зразок 2016. Зразок вкладиша в трудову книжку 2016 Трудова діяльність протягом життя.

Вкладиш до трудової книжки як оформити правильно — зразок 2016. Зразок вкладиша в трудову книжку 2016

Трудова діяльність протягом життя дає право на отримання пенсії. Пенсія — це нагородження за працю. Наявність документа, що підтверджує те, що людина працює, є обов’язковою умовою для оформлення пенсії, тому кожному слід знати, як виглядає відповідний запис і як повинен бути заповнений правильно вкладиш до трудової книжки 2016.

Оглавление:

Навіщо потрібен вкладиш до трудової книжки?

Він необхідний в тому випадку, якщо сторінки заповнені, і рядків для подальших внесень змін вже немає. Він оформляється, навіть якщо запис буде останньою. Наприклад, запис про звільнення перед пенсією. І головне, щоб все прописане, відповідало встановленим зразком.

І основну книжку, і додатковий лист до неї повинен придбати роботодавець. Деякі просять купувати все самостійно, якщо це перше місце роботи і до сих пір даний документ не оформлявся, що неправильно.

Додатковий акт заводиться автоматично, як тільки закінчуються вільні листи. Заява на оформлення пишеться в довільній формі, хоча можна запросити у начальника і зразок.

Оплачує трудову книжку або вкладиш до неї, що становить 200 рублів відповідно до Трудового Кодексу, як правило роботодавець, хоча дана держмито може бути утримана і з заробітної плати співробітника, після його згоди. Таке питання оговаріатся на кожному преприятий окремо.

Вкладиш до трудової книжки як оформити: інструкція щодо заповнення бланка за зразком

Правильне і грамотне оформлення бланка — це головне правило, яке необхідно дотримуватися. Якщо оформлення невірне, акт вважається недійсним, тому краще не обмежувати і попросити заповнений зразок, ніж зіпсувати, виданий вкладиш, оскільки за новий бланк доведеться платити самому.

В тему: Наказ про прийом на роботу як скласти — зразок заповнений на 2016 рік

Інструкція щодо заповнення трудової і вкладишів до неї в 2016 році відповідно до закону:

  • При прийомі людини на роботу, відповідні дані вносяться в книжку. Якщо людина влаштовується на роботу вперше, то роботодавець набуває для нього її і оформляє, якщо не вперше, то вона видається працівникові на попередньому місці роботи і передається новому роботодавцю.
  • Спочатку вказується назва організації і дата працевлаштування. Далі структурний підрозділ і посаду майбутнього співробітника.
  • Титульний лист заповнюється так само і в основному документі (ПІБ, освіта, спеціальність).

Прибутково-видаткова книга з обліку трудових книжок і вкладишів до них

У будь-якій компанії і на будь-якому підприємстві обов’язковим до оформлення документом вважається прибутково-видаткова книга обліку ТК і вкладишів. Такі документи та інші випускає відома Російська компанія «Комус» Якщо її немає, або вона оформлена неправильно, то з керівника організації стягують штраф дорублів. У журналі руху враховують придбання нових документів і видачу їх працівникам. У таких журналах обов’язково повинна бути нумерація, серія і номер документа.

— Москва, Московська область- Санкт-Петербург, Ленінградська область

Як прошити трудову і вкладиш?

Краще прошивати ниткою більшої товщини, щоб вона не різала папір. Як пришити? Правильно прошити документи дуже просто. Треба (інструкція покроково):

  • 1. Виконати чотири отвори на згині, через однакову відстань між ними;
  • 2. Прошити;
  • 3. Закріпити нитки міцним вузлом.

Найкраще вшивати його в кінці самої книжки. Приклад оформлення можна подивитися у відео і в картинках в інтернеті.

Правила про видачу вкладишів до трудової книжки

Документ заводиться після прийому заяви від працівника. Заяву підписують і віддають керівнику для проставлення візи.

В тему: Завантажити бланк резюме для влаштування на роботу

Складається наказ про видачу і підписується директором. В основній книзі теж з’являється запис про те, що бланк виданий.

Термін зберігання

Відповідальним за зберігання трудових книжок є керівник організації. А керівник вже може призначити відповідальним співробітника.

Якщо працівник не отримав свою тр. книжку після звільнення, то вони будуть зберігатися в організації до запитання. Господар документа може написати довіреність на отримання, якщо сам не може забрати її. При отриманні необхідний паспорт господаря, або довіреної особи, тільки тоді стає можливою передача даних.

Термін зберігання — до 50 років.

Якщо документи були зіпсовані при заповненні, вони підлягають знищенню. Акт про знищення зіпсованих документів заповнюється у довільній формі.

Заява на отримання вкладиша

Заяви співробітників — це підстава для того, щоб керівники могли видавати їм вкладиші. Заява на отримання заповнюється працівником власноручно, від його імені. Де взяти зразок заяви?

Я, ПІБ, прошу Вас оформити вкладиш до трудової книжки. Даю згоду оплатити вартість в розмірі сума рублів.

Дата, підпис і розшифровка.

Після подачі заяву, воно передається начальству на розгляд і підпис. І вже після оформлення наказу видається, запитуваний бланк.

Підіб’ємо підсумок, для чого ж необхідний вказаний документ:

1. Для подальшого ведення записів, якщо місця в трудовій книжці не залишилося.

2. Для того щоб в майбутньому не було проблем з отриманням пенсії (вклеювання простих листів паперу, або порожніх бланків неприпустимо).

Вкладиш має спеціальну форму. Все, що не відповідають нормам, будуть вважатися недійсними. Якщо документ загублений, можна написати заяву про отримання дубліката.

Щоб дізнатися, як виглядає бланк, рекомендуємо завантажити його зразок за цим посиланням:

В тему: Молода сім’я доступне житло — умови програми на 2016 рік

Источник: http://xsreality.org/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-kak-oformit-pravilno-obrazets-2016-obrazets-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku-2016/

Управління персоналом — Виноградський М.Д. — Вкладиш до трудової книжки

Менеджмент / Управління персоналом — Виноградський М.Д.

Трудова книжка є головним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств усіх форм власності, котрі працювали на них більше п’ яти днів. У тому числі на осіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На працівників, котрі працюють на умовах трудового договору і не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які працюють на окремих громадян (як хатні робітниці, няньки, шофери, охоронники) трудових книжок не заводять. Їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої був укладений трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки заводяться тільки за місцем основної роботи.

Влаштовуючись на роботу, працівники зобов’ язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше влаштовуються на роботу і не мають трудової книжки, мають пред’ явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, пред’ являють військовий квиток.

Порядок заповнення трудових книжок

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.

Трудову книжку вперше заповнює власник майна або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку від дня прийняття на роботу.

До трудової книжки заносять:

o відомості про працівників (прізвище, ім’я та по батькові, дата народження);

o відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

o відомості про нагородження та заохочування (про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства);

o відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені за них винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці слід виконувати відповідно до формулювань чинного законодавства з обов’ язковим посиланням на певну статтю і пункт закону.

Всі записи у трудовій книжці робить власник майна або уповноважений ним орган після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення, причому записи мають точно відповідати тексту наказу.

Записи виконують арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 5 січня 1999 р., то у графі 2 трудової книжки слід зробити такий запис: «05.01.1999».

Записи виконують акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів; печаткою завіряють запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення та звільнення власник майна або уповноважений ним орган зобов’ язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник майна або уповноважений ним орган, який зробив цей запис.

На прохання працівників, власник майна або уповноважений ним орган видає завіреним виписки з трудових книжок з відомостями про роботу.

Якщо підприємство, де був зроблений неправильний або неточний запис, ліквідовано, то відповідний запис робить правонаступник і засвідчує це печаткою, а у разі його відсутності — вища організація, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності — облархів або держархів.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) не дозволяється закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи.

У разі потреби (наприклад, для заміни запису відомостей про роботу) після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишуть: «Запис за № таким-то є недійсним, прийнято за такою-то професією (на посаду)», а у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника майна або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення та переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, встановлених органом, який розглядає трудові спори, і робиться запис про поновлення на попередній роботі або про зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлено на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за № таким-то є недійсним, звільнено. » і наводять нове формулювання. У графі 4 в такому разі зазначають посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причин звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видають дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульній) трудової книжки. Прізвище, ім’ я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові та ініціали) і дату народження зазначають за свідоцтвом про народження.

Після закінчення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульну сторінку) трудової книжки підписує відповідальна за видачу трудових книжок особа, потім ставить печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), де вперше заповнюється трудова книжка.

Заміну записів у трудових книжках про прізвище, ім’ я та по батькові і дату народження виконує власник майна або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’ я та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів). Зазначені зміни вносять на першу сторінку (титульну) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’ я, по батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишуть повну назву підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 — дату прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: «прийнято або призначено до такого-то відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням конкретної назви, а також роботи, професії або посади і набутого розряду. Записи про назву роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують для робітників та службовців відповідно до назв професій і посад, зазначених у Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис до трудової книжки вносять на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць.

Якщо працівнику в період роботи присвоюють новий розряд, то про це у встановленому порядку роблять відповідний запис.

Запис про роботу за сумісництвом, оформлену за встановленим порядком, у трудовій книжці виділяють окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом виконує, за бажанням працівника, власник майна або уповноважений ним орган.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформляють так само, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінилась, то це окремим рядком у графі 3 трудової книжки роблять запис: «Підприємство таке-то з такого-то часу перейменовано на таке-то», а у графі 4 зазначають підставу перейменування: наказ (розпорядження) його дату і номер.

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про термін навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є наказ навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів.

Для студентів, учнів, аспірантів, які раніше не працювали та через ці обставини не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідницької госпдоговірної тематики на підставі довідок вносять на підприємстві, де вони працюватимуть.

До трудових книжок за місцем роботи вносять окремим рядком з посиланням на дату, номер і назву відповідного документа такі записи:

o про термін служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто відбуває службу, не поширюється законодавство про працю і соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

o про термін навчання у професійних навчально-виховних закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

o про термін навчання у вищих навчальних закладах (сюди входить і термін роботи у студентських таборах, на виробничій практиці та виконання науково-дослідницької господарської тематики) та про термін навчання в аспірантурі;

o про термін роботи як членів колгоспу — у разі, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї праці до загального трудового стажу;

o про термін доглядання за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, або за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

o безробітним особам — про період одержання допомоги «по безробіттю» — запис до трудової книжки вносить орган державної служби зайнятості населення.

Наведені записи вносять до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

При відновленні у встановленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу «Відомості про роботу» вносять такий запис: «безперервний стаж роботи відновлено з такого-то числа, місяця, року», у графі 4 наводять посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Працівникам, зайнятим на сезонних роботах у галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумки періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу у разі повернення в установлений термін на сезонну роботу після міжсезонної перерви, до графи 2 зазначеного розділу трудової книжки вносять такий запис: «Безперервний стаж роботи зберігається».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, а також іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них громадян на території України, зберігаються: у м. Києві — у Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв; у Автономній Республіці Крим та областях — у департаментах зовнішніх зв’язків обласних державних адміністрацій; у м. Севастополі — у міській державній адміністрації.

Ці організації роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування на роботу вносять такий запис: «прийнято на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв», а при звільненні: «Звільнено з роботи з системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посиланням на відповідні статті КЗпП України. Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співпрацівниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, є недійсними.

До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» заносять відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, у розділ «Відомості про заохочення» — відомості про заохочення за успіхи у праці.

До трудових книжок не заносять відомості про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких є регулярною.

Порядок занесення відомостей про винагороди та заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишуть назву підприємства у вигляді заголовка; нижче у графі 1 — порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 — дату нагородження або заохочення; у графі 3 — хто нагородив або заохотив працівника, за які досягнення і якою винагородою або заохоченням; у графі 4 — підставу запису (дату, номер і назву документа).

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають бути у повній відповідності з формулюванням чинного законодавства з посиланням на певну статтю, пункт закону, наприклад: «Звільнено у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4, ст. 40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачає надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вносять до трудової книжки із зазначенням цих причин, наприклад: «Звільнено за власним бажанням у зв’ язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

Запис про звільнення до трудової книжки працівника вносять за такими правилами: у графі 1 розділу «Відомості про роботу» — порядковий номер запису: у графі 2 — дата звільнення (10.10.1998 р.); у графі 3 — «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»; у графі 4 — дата і номер наказу про звільнення.

У разі переведення з одного підприємства до іншого за погодженням між їх керівниками у графі 3 наводять посилання на погодження: «Звільнити у зв’ язку з переведенням на роботу до такого-то підприємства, п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду до графи 3 вносять такий запис: «Звільнити у зв’ язку з обранням на виборну посаду до та-кої-то організації, п.5 ст.36 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника майна або уповноваженого ним органу у зв’ язку із заходами щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підприємств, передбачених чинним законодавством, наводяться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 пишуть: «Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років, працівник органу соціального забезпечення у розділі трудової книжки «Відомості про призначення пенсії» ставить штамп «Пенсію призначено».

Вкладиш до трудової книжки

У разі, якщо всі сторінки відповідних розділів трудової книжки заповнені, її доповнюють вкладишем, який вшивають до трудової книжки. Власник майна або уповноважений ним орган за місцем роботи працівника заповнює та веде вкладиш у такому самому порядку, що й трудову книжку.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний вкладиш на першій сторінці (титульній) трудової книжки зверху ставлять штамп розміром 10х25 мм з написом «Видано вкладиш» і тут же зазначають серію і номер вкладиша. Про кожний наступний вкладиш має ставитись новий штамп із зазначенням його номера та серії.

Источник: http://westudents.com.ua/glavy/48007-vkladish-do-trudovo-knijki.html

Вкладиші до трудових книжок: оформлюємо правильно

Статті за темою

З часом, внаслідок значної кількості записів, до трудової книжки нові записи вносити нікуди. У такому разі трудова книжка доповнюється вкладишем.

Якщо виникала така необхідність, працедавець стягує з працівника суму вартості вкладиша, яку працівник сплачує в касу підприємства. Документом про сплату вартості бланка вкладиша слугує прибутковий касовий орден, який є підставою для списання з-під звіту відповідальної особи кадрової служби вкладиша.

Незалежно від того, яка трудова книжка у працівника (нового чи старого зразка), вкладиш до неї підшивають винятково нового зразка.

Оформлення вкладиша до трудової книжки

Після того, як було підшито вкладиш до трудової книжки, заповнення трудової книжки, а саме вкладиша відбувається аналогічно внесенню записів до трудової.

Читайте також:

Титульний аркуш вкладиша до трудової книжки заповнюємо так само, як і титульний аркуш трудової книжки, — відомості про працівника (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження) зазначаються на першій сторінці вкладиша, вказується дата заповнення вкладиша. Працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених до першої сторінки вкладиша відомостей. Особа, відповідальна за видачу трудових книжок, підписує першу сторінку вкладиша. Після цього проставляється відбиток печатки організації (або печатки відділу кадрів).

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху проставляємо штамп розміром 10 × 25 мм з написом «Видано вкладиш» і тут же зазначаємо серію й номер вкладиша до трудової книжки (п. 3.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 ). Якщо в організації відсутній відповідний штамп, робимо напис від руки.

Читайте також:

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Вкладиші до трудових книжок реєструють у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10 , затверджена наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.1995 № 277).

Источник: http://www.kadrovik01.com.ua/article/3589-qqq-17-m3-vkladish-do-trudovih-knijok-oformlyumo-pravilno

Оформлення вкладиша до трудової книжки

Вкладиш до трудової книжки оформляється в тому разі, якщо в ній заповнені всі сторінки будь-якого розділу україномовної чи російськомовної частин.

Вкладиш вшивається в трудову книжку (нового чи раніше встановлених зразків), заповнюється і ведеться за місцем основної роботи працівника в тому самому порядку, що й трудова книжка.

Під час внесення записів у розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» у першій графі вкладиша продовжується порядкова нумерація записів, розпочата в трудовій книжці.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Видано вкладиш» і зазначаються його серія та номер. Такий штамп, серія і номер проставляються і в разі видачі кожного наступного вкладиша до трудової книжки.

Дата добавления:7 ; просмотров: 463 . Нарушение авторских прав

Источник: http://studopedia.info/.html

Бланки трудових книжок по роках. Як правильно вшити і заповнити вкладиш до трудової книжки

До трудовій книжці в деяких випадках може додаватися особливий вкладиш. Зразок заповнення цього документа повинен бути під рукою у кожного працівника кадрової служби. З’ясуємо, для чого він потрібен, а також розберемося, як правильно його оформити, пронумерувати і вшити в діючу книжку.

Оформлення вкладиша в трудову книжку + зразок

Вкладиш одночасно є додатком до трудової книжки та її продовженням. Необхідність у видачі виникає в тому випадку, коли закінчуються листи для запису відомостей про місця роботи громадянина.

Увага: вкладиш без самої книжки недійсний.

Хто зобов’язаний видати і заповнити документ

Вкладиш має бути наповнений від імені роботодавця. Він же є відповідальним за його придбання і оформлення.

Приклад оформлення титульного аркуша трудової книжки і вкладиша до неї

Як оформити новий вкладиш за всіма правилами

Вкладиш має строго встановленої форми, представлену на ілюстрації вище. А нижче представлений чіткий алгоритм оформлення вкладиша.

  1. Першу сторінку заповнюємо основними відомостями про вашому співробітнику. Ці дані повинні бути ідентичні тим, які містяться в трудовій книжці.
  2. На титульному аркуші трудової книжки робиться запис про дату видачі кожного нового вкладиша, його серію та номер.
  3. Нумерація записів продовжує нумерацію трудової.
  4. В книгу обліку трудових книжок також вноситься запис про видачу всіх вкладишів.

Вклеїти або вшити?

Документ повинен бути в обов’язковому порядку вшитий в трудову книжку працівника. Але немає чітко прописаного регламенту про те, як саме і де саме це повинно бути зроблено. Зазвичай роботодавці вшивають його в самому кінці трудової книжки.

У разі якщо в книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, у неї вшивається вкладиш, який оформляється і ведеться роботодавцем в тому ж порядку, що і трудова книжка.

п. 38 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225

Оформлення заяви про видачу нового бланка

Нижче представлений зразок заяви про видачу вкладиша. Його слід писати працівнику на ім’я роботодавця в разі виникнення такої необхідності.

головному бухгалтеру ТОВ «Ластівка» А.А. Смирнової від Л.Д. Макушин

ЗАЯВА Прошу Вас оформити мені вкладиш в мою трудову книжку в зв’язку з закінченням в ній розділу «Відомості про роботу». Зобов’язуюсь оплатити вартість вкладиша в розмірі 200 руб. 00 коп.

Хто повинен купувати документ

Обов’язок по придбанню вкладиша бере на себе роботодавець. Пізніше він утримає вартість вкладиша з заробітної плати співробітника на підставі написаного ним заяви. У деяких організаціях це можна зробити безкоштовно.

Як анулювати неправильний вкладиш, чи можна його списати

Така ситуація може виникнути в разі, якщо, наприклад, виданий раніше вкладиш був загублений або в ньому виявилися серйозні помилки. У такому випадку працівник повинен звернутися до того наймачеві, який видавав йому загублений вкладиш. Роботодавцю необхідно зробити офіційну позначку в трудовій книжці про анулювання раніше виданого вкладиша і зробити позначку про видачу нового документа. Всі ці зміни фіксуються в книзі обліку трудових.

Чого не можна робити

  • Вносити поправки до помилок. Якщо була допущена помилка, то необхідно заповнювати новий бланк.
  • Застосовувати друкарську форму неналежного зразка.
  • Підшивати в трудову порожні аркуші.

За порушення цих вимог на роботодавця або відповідального співробітника відділу кадрів може бути накладено штраф.

Кожен офіційно працевлаштований людина має трудову книжку, в якій вказується весь його трудовий стаж. Завдяки цій системі, роботодавець може наочно побачити, в яких сферах діяльності працював претендент, а так само який рівень досвіду він має. Сама трудова книжка являє собою невеликий документ, схожий на паспорт. Усередині вказана особиста інформація власника, найменування організацій, в яких він працював і причини звільнень з них. Якщо в трудовій книжці закінчилися сторінки для заповнення, то для неї можна придбати вкладиш. У даній статті способи оформлення вкладиша і місця для його придбання. Читайте інструкцію як відновити трудову книжку.

У разі якщо закінчилася одна з граф трудової книжки і подальше заповнення не представляється можливим, з’являється необхідність в придбанні вкладиша. Вкладиш вшивається в книжку і несе в собі ті ж функції, що і основний документ. Вкладиш неможливо використовувати без наявності трудової книжки. Кількість вкладишів може бути необмеженим. Якщо у вкладиш була внесена недостовірна інформація, то документ анулюється і вилучається з трудової книжки. Відмітка про це повинна бути зроблена на титульному аркуші основного документа. Потім оформляється новий вкладиш, який реєструється і заново вшивається в трудову книжку.

Як оформити?

При придбанні вкладиша, в ТК ставиться відповідний штамп. Насправді немає якогось спеціального указу про те, де цей штамп повинен стоять, тому зазвичай його ставлять в правий верхній кут титульного аркуша. Там же вказується серійний номер вкладиша.

На титульному аркуші вкладиша повинна бути поставлена ​​печатка організації, яка була відповідальною за його видачу. Якщо друк з якихось причин не проставлена, за нею йде звернутися до керівника, так як без друку вкладиш стає недійсним.

Для того, щоб отримати вкладиш, спершу потрібно написати відповідну заяву і віддати його керівнику. Варто зауважити, що вартість вкладиша оплачується працівником і вказується в заяві.

Як вшити?

Неприпустимо, щоб вкладиш просто лежав в трудовій книжці. Він стає дійсним тільки в тому випадку, якщо являє собою одне ціле з основним документом. Зазвичай вкладиш вшивається після останньої сторінки трудової книжки. Вошива вкладиш, необхідно використовувати п’ять проколів — менша кількість є ненадійним. Ознайомитися з керівництвом як розрахувати продуктивність праці і формула розрахунку.

На відео показано, яким чином можна вшити вкладиш до трудової книжки:

часті питання

  1. Де взяти вкладиш до трудової книжки? Вкладиш може бути оформлений на роботі після заяви співробітника. Так само вкладиш можна придбати в книжковому магазині або в спеціалізованому кіоску. Читайте.
  2. Хто повинен купувати вкладиш? Купівля вкладиша — обов’язок працівника, якому він знадобився. Проте, організації закуповують вкладиші оптом в величезній кількості. Тому, швидше за все не доведеться шукати вкладиш в магазинах — досить буде написати заяву на оформлення вкладиша і віддати його роботодавцю, а вартість вкладиша буде утримана з заробітної плати.
  3. Де повинна стояти запис про те, що вкладиш був виданий? При видачі вкладиша, на титульний лист трудової книжки ставиться відповідна печатка.
  4. Як триває нумерація у вкладиші? В укладці нумерація продовжується з того числа, яке повинно йти після номера останньої записи в трудовій книжці.
  5. Що робити, якщо загублено вкладиш для трудової книжки? Дана ситуація не передбачена в жодному нормативному акті, так як вкладиш практично відразу вшивається і втратити його складно. Проте, якщо така ситуація сталася, то слід попросити співробітника написати пояснювальну з приводу втрати вкладиша. Потім необхідно видати указ про видачу нового вкладиша і продовжувати ведення записів в ньому. Огляд які виплати покладені при скороченні працівника тут:.
  6. Де реєструються вкладиші для трудової книжки?

До кінця трудової діяльності багато громадян виявляють, що трудова також завершується, тобто сторінки в ній закінчуються.

У деяких осіб, що відрізняються особливою активністю, остання сторінка заповнюється, коли до пенсійного віку ще дуже далеко. У цих випадках ситуація вирішується за рахунок вкладиша, який вшивається в закінчується трудову, продовжуючи її.

Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему — звертайтеся в форму онлайн-консультанта справа! Це швидко і безкоштовно!

Що таке вкладиш?

Вкладиш в ТК — документ, який має такі характеристики:

  • розмір (формат) 88х125 мм;
  • обкладинка картонна;
  • містить 46 сторінок;
  • має елементи захисту.

В середині листівки бланк вкладиша в точності повторює графи і іншу структуру трудової, А також наділений власним ідентифікаційним номером, який проставлений на кожному аркуші вкладиша в правому верхньому куті.

Ідентифікаційний номер вкладиша реєструється в книжці працівника, що створює нерозривний зв’язок між двома цими документами.

Як використовується і для чого потрібен?

По завершенні ТК в тому випадку, якщо остання сторінка документа заповнена і на ній не залишилося місця для необхідного запису, ні в якому разі не можна:

  • Закреслює відомості про нагородження та заохочення та вносити замість них відомості про роботу.
  • Вкладати або вклеювати чисті аркуші від бланків трудових і вносити на них відомості.
  • Заводити нову трудову.

Після закінчення вільного місця, необхідного для внесення записів про трудову діяльність особи, потрібно завести вкладиш до трудової книжки.

Вкладиш стане єдиним правомочним продовженням внесення записів в ТК, що продиктовано Правилами, затвердженими на урядовому рівні 16.04.2003 року за № 225.

На вкладиші будуть продовжувати вноситися записи в тому ж порядку і за аналогією з тим, як це відбувалося при заповненні трудової.

Відповідно вкладиш стане правовою підставою для оформлення трудового стажу працівника і його подальшого обліку при нарахуванні пенсії.

Де отримувати?

За великим рахунком, працівника це питання турбувати не повинен. Бланки вкладишів, так само як і бланки трудових повинні зберігатися у відділі кадрів підприємства або в бухгалтерії. На маленьких підприємствах, де ці відділи відсутні, за зберігання бланків відповідає уповноважена особа.

Індивідуальний підприємець забезпечує бланками працівників особисто. Тобто бланки у роботодавця завжди повинні бути. Він зобов’язаний закуповувати їх в спеціалізованих торговельних організаціях у міру необхідності і зберігати поза доступу для сторонніх осіб, попередньо зареєструвавши в прибутково-видатковому журналі.

У міру необхідності, коли в закінчилася трудову потрібно внести запис, уповноважений за внесення записів працівник отримує бланк вкладиша під розпис і акуратно, з дотриманням норм і правил, заповнює його.

Купувати вкладиш зобов’язана організація (підприємство) або роботодавець юридична особа.

Ці бланки, як і бланки книжок, мають певну ступінь захисту, їх придбання здійснюється роботодавцем відповідно до положень і в порядку, встановленими Міністерством Фінансів РФ.

Зазвичай організації укладають договір про постачання бланків на підприємство. Довіряти цю процедуру працівникові неправомірно, так як в зону його доступу не входить можливість контакту з позначеними організаціями, що гарантують якість бланків. Він може придбати бланк, якість якого сумнівно. А роботодавець зобов’язаний співпрацювати з компаніями, що мають ліцензію на реалізацію поліграфічної продукції.

Організація має право на розсуд керівника:

  • Передати бланк працівникові безоплатно (п.44, 48 Правил).
  • Стягувати гроші за видачу бланка вкладиша (п.47 Правил).

При цьому роботодавець не має права завищувати ціну на бланки вкладишів в порівнянні з ціною закупівлі. Якщо партія бланків вкладишів закуповувалася за відповідною вартістю, а згодом ціна зросла — це також не може стати причиною підвищення ціни на бланк.

Заява на отримання

Якщо роботодавець стягує гроші, витрачені ним на придбання бланків вкладишів, то він може використовувати два актуальних способи:

  • отримати готівкою;
  • відняти із заробітної плати.

Вибір способу компенсації вартості бланка залежить від роботодавця, Він же може надати вибір зручного способу оплати працівнику. Але роботодавець повинен розуміти, що працівник, що вважає за краще, щоб кошти відняли з зарплати, повинен підтвердити це письмово, у формі заяви.

Заява пишеться бухгалтеру, головному бухгалтеру або кадровику.

Все залежить від порядку, встановленого в організації. Якщо питанням займається уповноважена особа — заяву потрібно буде написати йому. Однак складається воно на ім’я керівника організації або підприємства. Уповноважена особа або відділ візьмуть його, засвідчать підписом керівника підприємства і пустять в діловодство.

На підставі підписаного керівником і оформленого за всіма правилами заяви можна зробити відрахування коштів. Без прохання, вираженої в заяві, ніяких відрахувань виробляти не можна.

Правильно скласти заяву можна у вільній формі, по аналогії з іншими заявами.

У ньому повинні бути вказані в верхньому правому куті прізвище та ініціали керівника, до якого звертається працівник, а нижче — відомості про заявляв.

  • Заявити про те, що в трудову книжку необхідний вкладиш, із зазначенням причини.
  • Попросити видати і належно оформити вкладиш в ТК.
  • Просити відняти вартість бланка вкладиша із заробітної плати за поточний місяць. Обов’язково вказати суми, еквівалентної вартості бланка вкладиша. Ці відомості можна отримати у відповідальної особи або в бухгалтерії.
  • Поставити дату і підпис

видача вкладиша

Вкладиш в ТК видається не особисто на руки співробітникові.

Його може отримати лише уповноважена особа, Під розпис. Якщо уповноважений за ведення ТК зберігає бланки у себе в сейфі (шафі), то йому залишається лише взяти бланк вкладиша і почати заповнювати його. Проте, заповнення бланка є його видачею. Відповідно, якщо підприємство стягує плату за бланки — працівникові потрібно розписатися в прибутково-видатковій книзі бланків самому або написати заяву.

Запис про видачу вкладиша в ТК здійснюється на внутрішній стороні обкладинки трудової. Тут кадровик або відповідальний ставить штамп і номер вкладиша. Цей номер проставлений по всьому продовження вкладиша, на всіх листах друкарським способом, тобто кожен екземпляр цього документа унікальний. Запис про видачу дає йому юридичну силу повноцінного документа.

Формулювання запису, за допомогою якої вкладиш засвідчується на лицьовій стороні трудової, проста: «Виданий вкладиш (вказати його ідентифікаційний номер)». Ніякої іншої інформації тут давати не потрібно.

Де реєструються?

Після придбання організацією бланків трудових і вкладишів до них, вони повинні бути проведені відповідним актом приймання. Після їх придбання, вони повинні бути оформлені у відповідному журналі. Тут реєструється їх надходження та витрачання.

Ця прибутково-видаткова книга обліку бланків ведеться бухгалтерією, тому часто і бланки зберігаються тут же. В інших випадках бухгалтера лише отримують партію бланків, відразу ж передаючи їх кадровикам або уповноваженим. Якщо бланки зберігаються в бухгалтерії, кадровик дає заявку головному бухгалтеру, а згодом звітує за використання бланка.

Якщо бланк зіпсований при заповненні титульного аркуша або внесення первинного запису у вкладиш, він списується спеціальним актом і знищується. Виправляти зіпсовані таким чином бланки або продовжувати їх використовувати неприпустимо.

При прийомі на роботу співробітника з вкладишем у трудовій, в Книзі обліку руху ТК вкладиш реєструється разом з трудовою. Реєстрація в Книзі здійснюється за даними, які складають форму основного документа (ТК).

Правила та інструкції ведення і заповнення вкладиша в ТК

Ведення вкладиша орієнтується на два найважливіших в цьому відношенні документа:

  • Правила, затверджені Урядом 16.04.2003 року за № 225.
  • Постанова Міністерства праці та соціального розвитку від 10.10.2003 року за № 69 — Інструкції щодо заповнення та ведення ТК і вкладишів до них.

Вкладиші заповнюються відповідно до перерахованих нормативними документами.

Заповнити вкладиш в ТК потрібно акуратно, без помарок. Він заповнюється до внесення номера в ТК і підшивки. Справа в тому, що при заповненні може бути допущена помарка або описка.

В цьому випадку доведеться змінювати бланк і виправляти внесений на титульний лист трудової номер. Якщо при заповненні титульного аркуша вкладиша допущена помарка або помилка — бланк потрібно замінити і зробити акуратну запис на новому бланку, а зіпсований — списати актом.

Дата заповнення зазвичай вибирається не довільно, а пов’язана з необхідністю внесення нового запису:

  • про прийом або звільнення;
  • про перейменування відділу або організації;
  • про зміну форми власності і т.п.

Наприклад, працівник подав заяву про звільнення за 2 тижні наперед. У цей період готується наказ про звільнення і приводиться в порядок ТК. Якщо є необхідність — заповнюється вкладиш. Іноді заповнення вкладиша пов’язано з черговою інспекторської (або інший) перевіркою. Тобто дата заповнення вкладиша не повинна бути пов’язана з певним подією, відбитим у трудовій. Проте, такий зв’язок можна допустити.

Штамп про видачу може правомірно замінити собою напис, внесену вручну. Так само як і напис, штамп ставиться у верхньому правому кутку титульного аркуша трудової. Це невеликий прямокутник 10х25 мм, який складається з формулювання: «Виданий вкладиш». Номер вкладиша вписується уповноваженим за видачу.

Перенесення запису з ТК у вкладиш здійснюється безпосередньо. Кадровик або відповідальний повинен візуально визначити, щоб для останнього запису вистачило місця на сторінці.

Він вносить її, заповнивши місце, що залишилося. Наступний запис вноситься вже у вкладиш. Нормою вважається, якщо запис про прийом залишилася в трудовій. А під вкладиш внесено відомості про звільнення.

Нумерація записів у вкладиші продовжує нумерацію записів, внесених до трудової. Тобто перший порядковий номер у вкладиші на одиницю більше того, який виявився останнім у трудовій книжці. Якщо один вкладиш вже існує, наступного продовжує нумерацію попереднього.

покрокове оформлення

Чистий бланк вкладиша заповнюється за аналогією з записами в трудовій книжці.

Однак, у вкладиші відомості можуть бути більш актуальними. Наприклад, змінилася прізвище в зв’язку із заміжжям. працівник придбав вища освіта, Підвищив розряд і т.п. потрібно обов’язково ідентифікувати відомості в документах. Якщо на титульному аркуші не відображена нова прізвище працівника — її неприпустимо вказувати у вкладиші без зміни в трудовий.

Після заповнення вкладиша, щоб уникнути помарки:

  • Потрібно перевірити всі внесені відомості на титульний лист і в графи вкладиша.
  • Поставити штамп або зробити запис про видачу вкладиша.
  • Внести унікальний ідентифікатор (номер) вкладиша.
  • Підшити вкладиш до трудової.

Правильно підшитий вкладиш, повинен бути скріплений з трудовою. Кріплення повинно відповідати інструкціям.

Його не можна приклеювати, закріплювати скріпками, металевими скобами і користуватися іншим матеріалом. Він підшивається до внутрішній стороні обкладинки трудової, точніше — між обкладинкою і останньою сторінкою книжки.

Підшивається він за допомогою ниток. Для цього використовують звичайні бавовняні нитки, найкраще — № 10. Вони досить міцні і не розривають папір при використанні вкладиша. Пришивають вкладиш наступним чином:

  • Від верхнього і нижнього краю вкладиша відступають приблизно по 2-3 см.
  • Шилом проробляються отвори.
  • Голка з ниткою протягується в обкладинку вкладиша і обкладинку трудової, витягаючи через її задню стінку.
  • Голка повертається, просмикуючи через задню стінку обкладинки трудової, потім через отвір в обкладинці вкладиша.
  • Таким чином, потрібно зробити кілька акуратних стібків, прикріпивши нитками вкладиш в ТК.

Чи дійсний вкладиш без трудової?

Сам по собі вкладиш не дійсний, про що констатують положення Правил та Інструкцій, а також інші правові документи Трудового законодавства.

Без ТК по вкладишу неприпустимо:

  • приймати на роботу;
  • звільняти з роботи;
  • робити обліковий запис;
  • проводити інші процедури.

Вкладиш повинен бути підшитий до трудової книжки і зареєстрований на її титульному аркуші. Тільки після цього документ вважається дійсним.

Корисне відео по темі

Висновок.

Вкладиш до трудової книжки — вихід з будь-якої складної ситуації, Коли в книжці закінчуються сторінки для її ведення. Тільки вкладиш може стати адекватним способом вирішення проблеми. Але він не може мати самостійний статус документа, його юридична сила визначена трудової. Для цього його видача реєструється на титульному аркуші ТК.

Відповідальність за заповнення вкладиша трудової книжки зазвичай покладається роботодавцем на працівника кадрової служби. Правила заповнення вкладиша до трудової книжки нічим не відрізняються від правил заповнення самої книжки, проте в кожному питанні є невеликі нюанси, які ми і розглянемо далі.

Вкладиш до трудової книжки та його заповнення

Даний вкладиш — це окремий документ. Однак він не є фактично дійсним без надання трудової книжки, на якій повинні бути проставлені реквізити цього вкладиша. Оформлення вкладиша проводиться лише в тому випадку, коли в трудовій книжці в будь-якому з розділів закінчилося місце для запису. Кількість вкладишів в трудову не обмежується ніякими нормативними документами, їх слід заводити в міру необхідності.

Отриманий фахівцем з кадрів бланк вкладиша слід зареєструвати у всіх необхідних облікових документах і вшити міцними нитками в трудову книжку відповідного працівника. Далі необхідно проставити в цій трудовій книжці на титульному аркуші спеціальний штамп, де є позначення «Виданий вкладиш», і вказати в ньому серію і номер вшитого вкладиша.

Як правильно заповнити вкладиш трудової книжки?

  1. Перша сторінка вкладиша містить ті ж відомості, які заповнювалися на титульному аркуші трудової книжки працівника. Однак треба бути особливо уважним при заповненні цієї сторінки вкладиша і не варто переписувати всі дані з трудової книжки, оскільки у співробітника за період його трудової діяльності в даній організації могли змінитися професія (спеціальність) і рівень його освіти, та й прізвище -) теж. Спеціаліст по кадрам повинен вносити всі записи тільки на підставі підтвердних документів, дійсних в даний період часу, які йому зобов’язаний надати цей співробітник.
  2. Датою заповнення вкладиша зазвичай вважається та дата, з якої почалася перша запис в цьому вкладиші.
  3. Заповнював першу сторінку вкладиша фахівець з кадрів в кінці неї повинен поставити свій підпис.
  4. Завіряється вкладиш печаткою роботодавця.
  5. Особистий підпис працівника на першій сторінці вкладиша в його трудову книжку також необхідна.
  6. Записи у вкладиші є продовженням записів у трудовій книжці, тому їх нумерація також повинна бути продовжена.
  7. Всі відомості про роботу даного співробітника і його нагородження слід вносити під вкладиш так само, як і в трудову книжку.

Виправлення допущених помилок при заповненні вкладиша

При заповненні вкладиша до трудової книжки можуть бути допущені помилки. Спеціаліст по кадрам повинен знати правильний вихід з цієї ситуації.

Буде правильно, якщо працівник кадрової служби зробить заповнення бланка вкладиша до того, як вошьет його і проставить в трудову книжку відповідний штамп про видачу цього вкладиша із зазначенням його реквізитів.

Оскільки помилково внесені записи при заповненні нового бланка вкладиша виправленню не підлягають, то відповідальній особі необхідно буде замінити його на такий же чистий бланк. Оплата вартості такого зіпсованого бланка входить в обов’язок роботодавця.

Про зіпсованому бланку вкладиша слід скласти акт, а сам бланк підлягає знищенню. В такому випадку фахівець з кадрів повинен буде видаляти цей бланк вкладиша з трудової книжки, робити запис про недійсність проставленного штампа в трудовій книжці працівника і проставляти новий штамп з реквізитами нового вкладиша. При цьому треба врахувати, що для таких виправлень на титульному аркуші трудової книжки не передбачено додаткового місця. А якщо зіпсований бланк вже був зареєстрований в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, то доведеться і в цю книгу вносити відповідні виправлення.

Тому відповідальним за ведення трудових і вкладишів в них слід запам’ятати, що спочатку проводиться заповнення вкладиша, і тільки потім його можна вшивати, реєструвати і проставляти в трудову книжку працівника штамп про його видачу.

Якщо запис або її частина потрапила в інший розділ

Нерідко через неуважність допускається ще одна помилка. Коли закінчилися вільні рядки в розділі трудової книжки «) Відомості про роботу») працівники кадрових служб, перегортаючи сторінку, продовжують розпочату запис вже на сторінці «) Відомості про нагородження»), при цьому не помічаючи, що потрібний їм розділ вже закінчений. Яким чином в такому разі потрібно внести виправлення і як правильно зробити запис в вкладиш до трудової книжки?

У п.30 Правил №225 про ведення трудової книжки прописано, що не допускається виправляти помилковий запис методом її закреслення. Її можливо буде змінити тільки шляхом внесення до трудової книжки запису про її недійсності з подальшим внесенням правильної записи.

Якщо запис про роботу частково потрапила в розділ «) Відомості про нагородження»), то спершу потрібно буде пронумерувати цю її частину, вписати повне та скорочене найменування організації, яка вносить зміни, а потім проставити наступний порядковий номер і визнати помилковий запис недійсною.

Розглянемо варіант, коли частина запису про звільнення працівника потрапила на сторінки «) Відомості про нагородження»), і фахівець з кадрів помітив це до того, як запевнив її своїм підписом і поставив печатку. В цьому випадку помилковий запис годі й дописувати, а відразу починати її виправлення. наприклад:

Тепер у вкладиші в потрібному розділі можна зробити правильну запис, яка буде продовжувати раніше зроблені записи в трудовій книжці.

У нашому випадку слід внести недописану частина запису про звільнення в графу №3 розділу вкладиша «) Відомості про роботу»), а потім запевнити її підписом фахівця з кадрів і печаткою організації. наприклад:

зміна прізвища

Припустимо, що у працівника змінилася прізвище, наприклад, співробітниця вийшла заміж, або розірвала шлюб. На підставі її заяви та наданих нею підтверджуючих документів необхідно видати відповідний наказ. Потім фахівець з кадрів повинен внести зміни не тільки в трудову книжку працівника, а й у вшитий і оформлений вкладиш. Для цього на титульному аркуші обох документів слід акуратно закреслити однією рисою колишнє прізвище і поряд з нею вписати нове прізвище працівника.

Потім на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки потрібно зробити посилання на наданий працівником документ, що підтверджує факт зміни його прізвища, завірити підписом фахівця з кадрів і поставити печатку організації.

Пройшли ті часи, коли людина починала працювати на одному підприємстві підмайстром у віці 18 років і йшов з нього на пенсію на посаді майстра або начальника виробництва. зараз за трудову діяльність, В пошуку більш «теплого» містечка співробітник може змінити десяток організацій. Трудова книжка не нескінченна і потрібні сторінки можуть просто закінчитися. Як впорається з цією проблемою, розглянемо докладно в даній статті.

Потреба в додатковій вставці виникає, коли немає чистих сторінок формуляра, необхідних для внесення нових записів.

Раніше кадровики особливо не переймалися придбанням нових бланків, а просто перекреслювали відомості про нагородження і робили необхідні записи. Зараз таке ведення документації неприпустимо.

Також заборонені наступні дії:

  • вклеювання в книжку чистих сторінок з відміткою відділу кадрів про подібну модифікації документа;
  • оформлення другого формуляра протягом початкового.

При відсутності чистих сторінок для внесення відомостей про переміщення з одного місця роботи на інше необхідно оформляти вкладиш. Даний документ відповідає правилам ведення кадрової документації.

Наявність кваліфікованих співробітників, відповідальних за правильне ведення кадрової документації — це «головний біль» керівника. Відсутність кваліфікованих менеджерів по персоналу призводить до великих проблем, як для підприємства, так і для його співробітників. Менеджер повинен не тільки вміти правильно заповнити і виписати формуляри, але і дотримуватися термінів оформлення бланків і стежити за їх наявністю.

Наявність вкладиша обов’язково, так як якщо в організацію оформляється співробітник, у якого немає вільного місця в трудовій книжці (ТК), запис про прийом на роботу необхідно зробити протягом 5 робочих днів. Якщо не виконати цю вимогу у встановлений термін, виникає порушення.

Додаток — це важливий, хоча не завжди необхідний формуляр. Він має ті ж дані і розмір що і трудова книжка.

Роботодавець не має права вимагати придбання вставки у співробітника. Також заборонено прийняття відділом кадром чистого документа від службовця. Придбання бланків дозволено тільки у визначених ліцензованих організацій, Тому підприємство повинно це робити самостійно.

Вкладиші належать до бланків суворої звітності.

Правила і приклад оформлення вкладиша

Всі правила оформлення вклейки чітко регламентуються російським трудовим законодавством. Для досвідченого кадровика це не складе особливих труднощів. Слід виконувати наступні правила:

  • бланк заповнюється з першого листка. Інформація не береться з трудової книжки. Всі дані беруться виключно з паспорта, диплома та інших офіційних документів;
  • виправлення на титульному аркуші додатка неприпустимі;
  • перший лист документа завіряється печаткою підприємства, що відкриває формуляр і підписом співробітника, відповідального за його заповнення. Прізвище та ініціали посадової особи повинні чітко читатися. Друк може бути двох видів — призначена для ведення кадрової документації або загальна для всього підприємства;
  • на першому аркуші ставиться дата виписки вкладиша, а не трудовий книжки.
  • нумерація записів наскрізна.

Запис про виписку вставки на трудовій книжці може здійснюватися вручну або за допомогою спеціального штампа. При ручному заповненні всі цифри і букви зобов’язані чітко читатися і не перекривати інші відомості.

Не існує строго регламенту про кількість можливих вклейок в трудову книжку. Отже, їх може бути від однієї і більше. Головне щоб запис про них була присутня на основному документі.

Приклад оформлення вкладиша і відповідного запису можна побачити на фотографії наведеної нижче.

Як коректно вшити вставку в трудову

Правильна вшивка додаток — завдання відповідального співробітника. Зробити це необхідно бездоганно, так як неправильне оформлення призведе до необхідності заміни бланка. Виписка документа проходить в кілька основних етапів:

  1. На сторінці під номером один ТК або внутрішній стороні скоринки необхідно зробити запис про передачу вкладиша. Обов’язкова позначка про номер та серію бланка;
  2. Оформлення першого листа проводиться на підставі пред’явлених працівником оригіналів документів;
  3. Безпосереднє підшивання бланка. Робиться це в рекомендовані законодавством терміни.

У трудовому законодавстві не прописана сама процедура вшивання. Саме слово «вшивання» передбачає щільне скріплення обох документів за допомогою ниток. Тобто звичайне склеювання в даному випадку не підійде.

  1. Трудова книжка розкривається в місці стику заключній сторінки та обкладинки;
  2. Вкладиш розгортається рівно посередині;
  3. Документи стикуються один з одним. За допомогою гострого шила або товстої голки підробляється два отвори;
  4. В отвори просовується міцна нитка білого кольору. Документи міцно скріплюються один з одним. При цьому кінці нитки не повинні залишитися зовні.

В даному випадку не потрібно скріплення кінців за допомогою клею, паперу, сургучу і посвідчення печаткою.

Як зробити правильну запис про вклейці

Для реєстрації руху бланків суворої звітності на підприємствах існують спеціальні книги обліку. Наявність такого обліку є обов’язковим для відділу кадрів. Все формуляри знаходяться в підзвіті у відповідального співробітника, тому повинні суворо реєструватися. Обліковий формуляр має певні графи:

  • Порядковий номер запису. Реєстрація йде наскрізна;
  • Дата виписки кадрового документа;
  • П.І.Б. власника;
  • Номер і серія бланка суворої звітності;
  • Посада власника документа;
  • Підрозділ, цех або ділянка, на який оформляється співробітник;
  • Підпис посадової особи, відповідальної за виписку документа;
  • Підпис співробітника, на якого оформляється бланк.

Найпоширеніші помилки і способи їх усунення

Оформлення або заповнення вкладиша не вимагає особливих знань і вузької спеціалізації. Проте, вклейку вкладиша роблять дуже рідко, тому ну дивно, що стикаючись з цим завданням вперше, співробітник може зробити безліч неправильних дій. Найпоширеніші помилки:

  1. З’єднання з трудовою книжкою чистого бланка вклейки. В результаті заповнення можуть відрізнятися дані на титульних аркушах документів. В результаті вкладиш доведеться відокремити і підкріплювати новий бланк. Списання зіпсованого документа досить клопітна процедура, так як необхідно буде скласти акт про його знищення з зазначенням причини такої дії.
  2. Видалення обкладинки з вкладиша. Зшивання двох досить товстих документів з корочками важке заняття для крихкого співробітника кадрового відділу. Для полегшення завдання вилучається тверда обкладинка. Це є порушенням законодавства про кадрове діловодство. В результаті роботодавець може отримати відчутні штрафи при перевірці відповідними органами. Така трудова книжка буде визнана недійсною, що призведе до необхідності її переоформлення.

Якщо помилка співробітника вчасно помічена, досить зробити заміну зіпсованого бланка. Його вартість може бути вирахувана і заробітку винного співробітника. Працівникові, якого оформляється документ, він надається безкоштовно, так як заміщення сталося з вини адміністрації.

при оформленні даного документа не допускаються помарки і виправлення. У разі внесення невірної інформації або допущення помилки формуляр можна вшивати в трудову книжку. Форма підлягає списанню за допомогою спеціального бланка.

Можливо, що співробітник відділу кадрів уже встиг зробити запис про серію та номер зіпсованого вкладиша на титульному аркуші трудової книжки. Зрозуміло, що через неуважного працівника ніхто не буде міняти основний документ, необхідно робити виправлення. Тому співробітникові відділу кадрів необхідно пам’ятати про наступне:

  • Чи не вносити записи на титульний лист ТК до моменту повного оформлення вкладиша і його ретельної перевірки;
  • Якщо запис зроблено, а додаток підлягає списанню, на титульному аркуші доведеться робити позначку про внесення помилковою інформацією. Нижче записати правильні дані.

Якщо бланк підшитий, його лицьова сторона оформлена правильно, і робиться невірний запис про приймання або звільнення з роботи, то виправлення виробляються відповідно до Інструкції про оформлення трудових книжок: Помилкові відомості не перекреслюються і не штрихуються. Співробітник на тій же сторінці робить запис про те, що запис під певним номером є недійсною. Нижче, проводиться вірна запис.

На співробітника відділу кадрів лежить велика відповідальність. Від правильного заповнення трудової книжки і її доповнень залежить нормальне оформлення пенсії або без проблемний перехід фахівця на іншу роботу. Люди можуть помилятися, але такі упущення слід звести до мінімуму. Для навчання співробітників необхідно мати зразки правильно оформлення титульних аркушів і записів у трудовій книжці і вкладиші.

Основні нюанси заповнення

До основних нюансам внесення інформації до бланку додатка можна віднести наступні моменти:

  • вставка є доповненням ТК, без неї вона не має юридичної сили;
  • нумерація записів починається не з одиниці, а є продовженням вже раніше існуючої інформації про зміну місць роботи;
  • якщо запис в повному обсязі не помістилася на останній сторінці основного формуляра, її логічно продовжують на першій сторінці додатка;
  • дані про зміну прізвища вносяться в кожен документ одночасно;
  • на бланку має бути присутня печатка організації, яка справила її вклейку. Якщо друк ставить наступне підприємство, додаток буде вважатися недійсним.

Якщо з якихось причин сталася псування або втрата вкладиша, то підприємство зобов’язане видати його дублікат на вимогу співробітника.

Співробітники відділу кадрів не можуть приймати вкладиш без трудової книжки, а тим більше робити в ньому будь-які записи. Відповідно до російського законодавства трудова книжка і її доповнення повинні бути надані одночасно в зшитому вигляді. Без дотримання даного регламенту співробітник може отримати відмову в оформленні на роботу.

Відео містить додаткову інформацію про те, як правильно вшити вкладиш до трудової.

Источник: http://grumy.ru/uk/forms-of-work-books-by-years-how-to-sew-and-insert-the-insert-in-the-workbook.html

This article was written by admin

×